LupineLUPINE

Dbaj o środowisko
zrezygnuj z papieru

Lupine Archiwum

Aplikacja ułatwiająca prace archiwisty w jednostce prywatnej i publicznej.

Możliwości Lupine Archiwum

Program Lupine Archiwum to nowoczesna aplikacja umożliwiająca prowadzenie elektronicznej bazy danych dokumentów, zarówno w jednostkach publicznych jak i prywatnych. Jest to kompletny system zarządzający tradycyjnym oraz cyfrowym archiwum.

Umożliwia przekazywanie akt, zarządzanie zasobami oraz informacjami o przechowywanych dokumentach. Program może działać na pojedynczym stanowisku lub w rozbudowanej sieci. Ilość informacji, którą może zarządzać ograniczona jest jedynie pojemnością twardego dysku.

Wykorzystanie technologi identyfikacji teczek za pomocą kodów kreskowych w sposób bezpośredni wpływa na szybkość zarządzania dużymi zasobami w archiwach zakładowych. Automatyczna identyfikacja umożliwia przeprowadzenie bezbłędnej inwentaryzacji dokumentów oraz sprawne przyjęcie, przekazanie i wypożyczenie akt.

Program wyposażony jest w szereg funkcjonalności pomocniczych, niezbędnych każdemu archiwiście w codziennej pracy.

Zaawansowane moduły wyszukiwania i filtrów błyskawicznie odnajdą i wskażą miejsce przechowywania dowolnego dokumentu.

Rozbudowany system raportów natychmiastowo pozwoli zestawić niezbędne informacje. Elektroniczny pomocnik archiwisty przypomni o zbliżającym się terminie niszczenia akt oraz o zbyt długo wypożyczanych dokumentach.

Program Lupine Archiwum jest elastyczny. W pełni dostosowujemy go do specyficznych wymagań klientów działając w myśl litery prawa. Aplikacja jest nieprzerwanie rozwijana. Każde wdrożenie wzbogaca ją o nowe elementy. Wykorzystujemy wieloletnie doświadczenia archiwistów dbając, by prezentowane narzędzie służyło im jak najlepiej.

Organizacja archiwum

  • Definiowanie drzewiastej struktury jednostek organizacyjnych o dowolnym poziomie zagnieżdżenia

    Aplikacja umożliwia organizację akt zgodnie z wymogami przepisów wewnętrznych. Program posiada elastyczną strukturę, którą użytkownik dowolnie przystosowuje do swoich potrzeb.

  • Definiowanie listy osób w ramach jednostek organizacyjnych

    pozwala zarządzać pracownikami archiwum oraz osobami pracującymi np. wypożyczającymi dokumenty. Przyspiesza to wykonywanie niezbędnych procedur i eliminuje powtarzalne czynności np. wypełnianie formularzy.

  • Definiowanie struktury lokalizacji magazynowych w archiwum

    Zdefinowanie struktury lokalizacji zdejmuje z archiwisty obowiązek dokonywania ręcznego wypełniania dokumentów. Wszystkie niezbędne informacje uzupełniane są po wciśnięciu jednego przycisku myszki.

Obsługa archiwum

Poniższa funkcjonalność zapewnia wysoki komfort pracy i zgodność wykonywanych zadań z obowiązującymi przepisami prawa. Ergonomiczne narzędzia powstały przy ścisłej współpracy z doświadczonymi archiwistami. Dodatkowo zostały wzbogacone o unikalne opcje ułatwiające zarządzanie składnicą akt.

Przyjęcie dokumentów do archiwum opiera się o spis zdawczo-odbiorczy w wersji klasycznej, papierowej oraz poprzez import pliku arkusza Excel zawierającym wykaz otrzymanych dokumentów. Rozwiązanie elektroniczne znacznie zmniejsza nakład pracy niezbędny do wykonania tego zadania.

  • Przyjmowanie dokumentu na podstawie spisu z-o

    Elektroniczna klasyfikacja dokumentów umożliwia szybki dostęp do wybranej grupy akt. Rozróżnienie dokonywane jest na podstawie standardów przyjętych w archiwstyce. Może również opierać się na dowolnym zdefiowanym przez użytkownika parametrze.

  • Klasyfikacja dokumentów:
    • według kategorii, np: A, B12, B50
    • według rodzaju dokumentacji: DA/DT/DM
    • według RWA
  • Wyszukiwanie dokumentów:

    Rozbudowany moduł wyszukiwania to niezbędnik każdego archiwisty. Proste w obsłudze lecz rozbudowane systemy filtrów skutecznie odnajdą żądane dokumenty na podstawie zadanych kryteriów:

    • według słów kluczowych (fulltext)
    • według dowolnych metadanych, np: język, autor, tytuł, zakres dat, klasyfikacja
    • według jednostek organizacyjnych
    • według miejsca przechowywania
  • Wypożyczenia.

    Oznaczone kodami kreskowymi teczki wypożycza się w prosty sposób poprzez zeskanowanie naklejonego na nich kodu. Następnie archiwista wybiera z listy osób żądaną pozycję i czas na jaki dokument jest wypożyczony. Cała operacja zajmuje kilka sekund.

    Nie ma konieczności ręcznego wypełniania druków. Wszystkie operacje dokonywane są automatycznie. Dodatkowo program przypomina o zbliżającym się terminie zwrotu oraz prowadzi pełną historię wypożyczeń.

  • Brakowanie.

    Brakowanie dokumentacji nigdy nie było tak proste. Wykorzystując nasz program archiwista zawsze będzie powiadamiany z wyprzedzeniem o konieczności zniszczenia dokumentacji.

    Przekazywanie dokumentów do archiwum Państwowego pozbawione jest elementu czasochłonnej biurokracji. Archiwista wskazuje dokumenty, wybiera datę i wciska jeden przycisk. Na tym kończy się jego praca. Niezbędne formularze są uzupełnione i gotowe do wydruku.

  • Ekpertyza

    Przekwalifikowanie dokumentów zajmuje tyle czasu ile trzeba by wcisnąć kilka razy przycisk myszki. Operacja jest szybka i nieskomplikowana a jej efekty zgodne z oczekiwaniami.

  • Elektorniczna dokumentacja

    Nowoczesne archiwum nie może obejść się bez elektronicznej bazy dokumentów. Zeskanowane zawartości teczek przechowywane są w plikach. Decyzja o wyborze parametrów dla zdjęć cyfrowych uwzględnia naturę materiałów źródłowych (kolorowe, czarno-białe lub skala szarości) oraz dalsze ich wykorzystanie (kto będzie je analizował i do jakich celów). Jakość i użyteczność obrazu zależy od technologii wykonywania zdjęć i sposobów ich prezentacji. Program Lupine Archiwum zapewnia wykorzystanie najnowszych technologii.

    Lupine Archiwum, daje możliwość załączania dokumentów w formie elektronicznej (pliki typu: doc, PDF, xls, JPG itp.) do teczek gromadzonych w bazie danych. Efektem takiego działania jest możliwość szybkiego podglądu zawartości wybranej teczki bez konieczności fizycznego jej wypożyczenia.

  • Śledzenie zmian w dokumentacji

    Każda zmiana dokonana w bazie danych pozostawia informację. Na podstawie tych danych możliwe jest wskazanie kto i kiedy modyfikował informacje zawarte w programie.

  • Uprawnienia

    Moduł nadawania uprawnień zabezpiecza dokumenty przed dostępem nieporządanych osób. W jasny i czytelny sposób aplikacja pozawala określić kto i na jakich zasadach może uzyskiwać dostęp do przechowywanych informacji.

Raportowanie i wydruki

Rozbudowany moduł raportów umożliwia zestawienie najważniejszych danych w postaci zwartych wydruków. To rozwiązanie znacznie poprawia ergonomię i skraca czas pracy archiwisty. Przy jego pomocy można zdefiniować dowolne zestawienia informacyjne, budowane na podstawie danych zawartych w programie. Dostarczone zestawienia mogą być następnie wykorzystane w procesie kontroli i zarządzania zasobami archiwum.

  • bieżący stan archiwum, stan lokalizacji
  • duplikat spisu z-o
  • potwierdzenie zniszczenia lub przekazania dokumentacji
  • potwierdzenie wypożyczenia i zwrotu
  • lista zaległych zwrotów
  • lista dokumentów do ekspertyzy lub zniszczenia

Kody paskowe

Identyfikacja teczek i spisów za pomocą kodów kreskowych jest obecnie najefektywniejszym sposobem zarządzania archiwum. Zastosowanie takiego rozwiązania bezpośrednio wpływa na szybkość pracy z dużymi zasobami teczek w archiwach zakładowych.

Indywidualne przyporządkowanie unikalnego kodu kreskowego dla każdej zaewidencjonowanej w bazie danych teczki pozwala błyskawicznie określić jej zawartość, lokalizację oraz inne dowolnie zdefiniowane przez użytkownika parametry.

Sposób nadawania kodów kreskowych zależy od zdefiniowanego przez użytkownika szablonu etykiet. Wzorce kodów dają gwarancję wdrożenia przyjętego w danej jednostce schematu opisywania wg symbolów ewidencjonowanych teczek.

Obsługa urządzeń peryferyjnych

  • Wydruk etykiet do oznaczenia teczek i miejsc przechowywania
  • Obsługa skanerów kodów paskowych i 2D podłączonych do PC lub laptopa:
    • Przyjmowanie dokumentacji
    • Wypożyczenie i zwroty
    • Identyfikacja
  • Obsługa przenośnych terminali z dostępem on-line:
    • inwentaryzacja całego archiwum lub wybranych lokalizacji
    • identyfikacja dokumentów
    • zmiana miejsca przechowywania dokumentacji, porządkowanie archiwum
    • sugerowanie miejsca do przechowywania nowych dokumentów
    • rejestrowanie wypożyczeń i zwrotów
  • obsługa tagów RFID:
    • zapisywanie metadanych bezpośrednio na dokumencie
    • możliwość identyfikacji dokumentu nawet bez dostępu do systemu
    • kontrola dostępu do pomieszczeń archiwum (bramka RFID)
    • przenoszenie danych o dokumencie między niezależnymi archiwami
    • znakowanie i wprowadzanie metadanych dokumentu poza zasięgiem sieci / poza archiwum
  • karty zbliżeniowe:
    • weryfikacja i śledzenie dostępu do pomieszczeń archiwum
    • uproszczenie procesu wypożyczania i zwrotów
Lupine
ul. Lebiodowa 33J
04-674 Warszawa
Telefon: (22) 213 92 91
Fax: (22) 213 92 76
NIP: 836-141-46-61
Biuro: biuro@lupine.com.pl
Zgłoszenia: tech@lupine.com.pl
Formularz kontaktowy
© Lupine | webmaster